LibreOffice 4.x et Alfresco 4.x

1. Préambule

Depuis longtemps je suis à la recherche d'une interface simple entre la Bureautique et Alfresco. Après plusieurs tests comme :

  1. le protocole Sharepoint mis en place par Alfresco via le protocole vti.
  2. l'extension OPAL de starXpert pour Alfresco.
  3. l'extension LPSP basée sur le protocole SharePoint (voir : http://tekonorma.fr/WPblogTN/2012/02/alfresco-%E2%80%93-libreoffice-%E2%80%93-sharepoint-%E2%80%93-linux/)

Chacune de ces propositions ne m'ont jamais vraiment satisfaites, soit par l'utilisation de pseudo protocole libre mais basé sur Sharepoint ou de mise en place avec des intégrations coté serveur et client et parfois non multi OS.

Aujourd'hui, les choses ont changées grâce à Cédric Bosdonnat nous pouvons aujourd'hui avoir accès à tous les serveurs ECM compatibles avec la norme CMIS. En effet, c'est lui qui a réalisé et fourni la librairie libcmis en C++, pour une intégration dans LibreOffice.

J'en profite pour remercier Cédric pour son accueil, sa patience et pour toutes les questions que je lui pose encore régulièrement.

Cette librairie permet à LibreOffice de se connecter à n'importe quel répertoire documentaire compatible avec la norme CMIS.

Elle est aussi disponible pour tout autre projet d'intégration, celle-ci se trouve sur sourceforge à l'adresse suivante : http://sourceforge.net/projects/libcmis/

Ces fonctionnalités sont disponibles depuis la sortie de la version 4 de LibreOffice. Elles sont aussi disponibles dans la version 3.6 de LibreOffice comme fonctionnalités expérimentales (voir dans le menu option pour la rendre active).

2. Mise en œuvre

Pour avoir accès a cette fonction il sera nécessaire d’avoir l’interface de la fonction Ficher->ouvrir de LibreOffice et non pas de votre environnement graphique.

Accéder au menu : outils → options → LibreOffice → général

Et cocher la case : « Utiliser les boites de dialogue LibreOffice »

Cliquer sur le bouton « OK » pour valider.

LOALFCMIS_01

 

2.1. Création de l’accès à Alfresco via CMIS

Maintenant cliquer sur : Fichier → Ouvrir

LOALFCMIS_02

 

Interface de création de la connexion au serveur CMIS Alfresco :

LOALFCMIS_03bis

  1. cliquer sur l’icone en haut à droite […]
  2. Donner un nom à la connexion : XXXXXXXX
  3. Sélectionner le type de connexion : CMIS
  4. Type de serveur
    1. Sélectionner le type « Alfresco 4 »
    2. Compléter l’adresse URL du serveur Alfresco, remplacer : <hote> par le nom ou l’adresse IP du serveur. Ne pas oublier le port tomcat si nécessaire, par défaut : 8080.
  5. Cliquer sur l’icône dépôt pour accéder au répertoire d’Alfresco.
  6. Entrée un nom d’utilisateur et son mot de passe. Il est possible d’enregistrer le mot de passe.

Il vous est maintenant possible d’accéder à Alfresco directement à partir de LibreOffice.

2.2. Accès à la documentation

Pour accéder à notre alfresco_test, il suffit de cliquer dans l’interface : Fichier->ouvrir l’emplacement : alfresco_test.

Par défaut en fonction de vos droits vous accéder uniquement au dossier ou vous avez les droits.

Par défaut, l’accès s’effectue à la racine d’Alfresco.

Pour avoir accès aux librairies documentaire contenues dans les sites de SHARE, vous devez cliquer sur le dossier sites.

Il vous sera alors possible :

  1. de créer un nouveau dossier,
  2. de créer un nouveau document,
  3. de modifier un document,
  4. de vous réserver via CheckOut l’exclusivité de modification d’un document.
  5. de déposer et de versionner ce document lors de sa restitution dans le dossier.
  6. De supprimer vos modifications en cours avec libération du document réservé précédemment.

2.2.a Création d’un dossier

Cela se fait directement à partir du menu Fichier → ouvrir

LOALFCMIS_08

Positionnez vous dans le bon dossier puis :

  1. Cliquer sur l’icône en haut à droite,
  2. Saisir le nom du nouveau dossier,
  3. Cliquer sur le bouton OK.

Rafraîchir votre page Alfresco pour voir apparaître votre nouveau dossier, ici dossiertest2.

LOALFCMIS_09

2.2.b Créer un nouveau document

La création de document est identique au dossier. Il suffit d’enregistrer directement le nouveau document via le menu fichier → Enregistrer sous

LOALFCMIS_10

  1. Sélectionner le dépôt Alfresco,
  2. Positionner vous sur le bon dossier,
  3. Nommer votre fichier,
  4. Cliquer sur le bouton Enregistrer.

Rafraîchir votre page Alfresco pour voir apparaître votre nouveau Document, ici NouveauDocument.odt.

LOALFCMIS_11

 

2.2.c Modifier un Document

Vous devez en premier charger le document, via Fichier → Ouvrir.

LOALFCMIS_12

  1. Sélectionner le dépôt Alfresco,
  2. Positionner vous sur le bon dossier,
  3. Sélectionner le document,
  4. Cliquer sur le bouton Ouvrir.

Puis effectuer vos modifications.

Puis enregistrer votre document modifié,via Fichier → enregistrer ou sur l’icone enregistré .

Lors de ces modifications votre fichier n’a pas été verrouillé et aucune version ne sera créée. Si vous voulez protéger vos modifications il vous sera nécessaire de poser un verrou sur votre document, afin d’interdire toutes autres utilisateurs de vouloir faire des modifications sur ce document.

2.2.d Réserver votre document pour modification (CheckIn)

Pour réserver votre document pour modification, il vous sera nécessaire de poser un verrou sur celui-ci.

Commencer par ouvrir votre document.

Vous avez 2 façons de poser un verrou sur votre document :

LOALFCMIS_14

  1. via l’interface en cliquant sur Extraire
  2. Via le menu : Fichier → Extraire

L’interface Extraire n’est pas toujours disponible il vous sera nécessaire de passer par le menu : Fichier → Extraire

Après extraction de votre document celui-ci sera renommer dans le bandeau du haut de LibreOffice.

Vous passer de ceci :

a cela par ajout de (Copie de Travail) :

De même, dans Alfresco, votre document sera verrouillé par vous et accessible en lecture aux autres personnes.

LOALFCMIS_19

  1. l’icône signale un fichier vérouillé
  2. Le texte d’alerte pour les utilisateurs de l’Alfresco

Si vous vous réservez le document via la fonction Extraire il vous sera nécessaire pour finir la procédure de CheckOut/CheckIn soit :

  1. de Déposer … le document
  2. d’Annuler l’extraction …

2.2.e Déposeret versionner un document

Il vous sera nécessaire de déposer (CheckIn) votre document pour le réintégrer dans Alfresco. Lors du dépôt,il vous sera possible de versionner votre document.

LOALFCMIS_18

  1. Cliquer sur Fichier
  2. Cliquer sur Déposer …
  3. Affichage de la boîte de dialogue : Déposer
    1. Saisir un commentaire sur les modifications
    2. Par défaut la version sera mineure, en cas de version Majeur cliquer sur la case Nouvelle version majeur
  4. Cliquer sur le bouton OK

Le document change de nom et supprime la mention : (Copie de Travail)

Dans la vue détaillée du document en cours sur Alfresco, nous constatons que :

LOALFCMIS_20

  1. Le document est en version 1.1 (initialement il était en 1.0)
  2. Dans l’historique de version nous avons 2 versions la 1.0 et la 1.1
  3. Nous accédons directement au commentaire de la nouvelle version 1.1

Via les icônes d’Alresco il vous est possible de décider de revenir à la version précédente. 1.0. La version 1.1 sera alors supprimée.

2.2.f Annuler l‘Extraction d’un document

Il vous sera possible via LibreOffice d’annuler l’Extraction du document, il vous suffira d’accéder au menu : Fichier → Annuler l’extraction …

Attention : Le menu Annuler l’extraction … peut ne pas être immédiatement disponible, attendre la réponse du serveur Alfresco.

LOALFCMIS_22

  1. Cliquer sur Fichier
  2. Cliquer sur Annuler l’extraction …
  3. Affichage de la boite de dialogue de confirmation, cliquer sur le bouton Oui pour valider l’annulation d’extraction

Le document change de nom et supprime la mention : (Copie de Travail)

Toutes les modifications sur le document seront supprimées et le verrou sera levé.

Le document sera à nouveau disponible en modification pour les autres utilisateurs.

3. Évolutions

Il n’est actuellement pas possible de modifier les Méta-données d’Alfresco via LibreOffice. Car la spécification actuelle de CMIS ne les prends pas en charge. Espérons que la prochaine mise à jour de CMIS en version 1.2 permettra de lever cette contrainte.

MISE A JOUR : Cédric Bosdonnat me fait remarquer à juste titre, que ma conclusion comporte quelques erreurs :

  1. CMIS permet la récupération des méta-données d'un type
  2. Mais LibreOffice ne traite pas encore cette fonctionnalité de LibCMIS dans sa version actuelle.
  3. De son coté, Il semble que Alfresco n'a pas implémenté la partie Aspect qui est couverte par la version 1.1 de CMIS.

Quand tout ces points seront résolus, nous aurons une grande chance d'avoir une interface d'intégration LibreOffice / Alfresco de première ordre et quelques soit l'Operating Systems (GNU/Linux, Windows, MacOSX).

Pour information, depuis la version 4.2.x, Alfresco intègre la dernière version de LibreOffice 4.0.x en bundle, à la place de openoffice.org

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