Alfresco et Google Docs

La nouveauté à venir dans la future version alfresco3.3g. Le « G » signifie : Google Docs.

En effet, la dernière version officielle d’Alfresco Communitiy comporte une nouvelle fonctionnalité à partir de share permettant de modifier ces fichiers Bureautique (MSoffice et openoffice.org) directement via google docs.

Cela vous permettra d’effectuer des modifications de documents de n’importe quel poste, quelques soient l’OS et les logiciels bureautique disponibles.

Table des matières

1. Google Docs

2. Alfresco et Google Docs

2.1  Utilisation de Google Docs à la création de document

2.2  Utilisation de Google Docs pour les documents importés

2.3  Configuration de la fonction d’édition dans Google Docs

1. Google Docs

Pour ce qui ne connaîtrait pas Google Docs. C’est une application mise à disposition de Google qui vous permet de créer et modifier des documents bureautique directement via votre navigateur internet. Les document prise en compte sont : le fichier texte, tableur et presentation.

Les focntionnalités ne sont pas aussi importantes que les outils disponibles localement comme MSoffice et Openoffice.org, mais largement suffisante pour 80% des cas d’utilisation journalière.

Il est aussi possible au travers de Google docs de travailler de façon collaborative sur un document en invitant d’autres utilisateurs et de corrigé de façon simultané le document.

Il vous sera nécessaire d’avoir un compte chez google pour accéder à ces fonctionnalités.

Pour plus d’information je vous renvoie à cette page : http://www.google.com/google-d-s/intl/fr/tour1.html

2. Alfresco et Google docs

Depuis la version 3.3g il est possible d’accèder à google docs via la librairie documentaire de Share.

Vous avez 2 possibilités de travailler avec google docs :

  1. Soit en créant un nouveau document,
  2. Soit à partir d’un document existant importé dans alfresco Share.

2.1 Utilisation de Google Docs à la création de document

Je considère que vous avez accès à un site share et que vous avez les droits de création et de modification sur la documentation.

Pour la création de document vous aviez précédemment la possibilité de création les documents suivants :

  1. fichier plein texte
  2. fichier XML
  3. fixhier HTML

Maintenant, vous avez la possibilité de créer des documents de type :

  1. Google Docs Document
  2. Google Docs Tableur
  3. Google Docs Presentation

Voici une capture d’écran du nouveau menu de création de document en ligne :

menu creation de document

menu creation de document

choisi de créer un google docs document. Vous devez remplir le formulaire suivant :

formulaire de création de google docs

formulaire de création de google docs

Seul le champ « Name » du document est obligatoire. Cliquer sur le bouton « Create« .

Création du googe docs document

Création du googe docs document

Le document est alors créer dans votre librairie documentaire. Celui-ci est vide.

Document créer vide

Document créer vide

Si vous regarder dans la liste des actions du documents, vous constaterez que celui -ci possède l’aspect « Google docs« . Cette aspect se matérialise par l’accès à l’action checkout google docs. voir l’illustration suivante :

Aspect Google Docs sur le document

Aspect Google Docs sur le document

l’Aspect « Google Docs » est automatiquement affecté au contenu nouvellement créé.

Cliquer sur l’action « Checkout to Google Docs« , pour vous permettre de modifier votre document en toute sécurité sous google docs.

Alfresco effectue les actions suivantes :

  1. Création d’une copie de travail,
  2. envoie de la copie de travail sous « Google Docs ».

Vous pouvez alors accéder à votre document en cliquant sur le lien « Google Docs » qui est apparu dans l’interface Share, voir l’illustration suivante :

Accès au document sous Google Docs

Accès au document sous Google Docs

Vous pouvez alors renseigner votre document directement sous Google Docs :

Modification du document sous Google Docs

Modification du document sous Google Docs

A la fin des modifications, revenir sous Share. Cliquer sur « Checkin from Google Docs » afin de prendre en compte les modifications.

Alfresco Share effectuera les opérations suivantes :

  1. Sauvegarde du fichier document de Google Docs dans share,
  2. Suppression de la copie de Travail,
  3. Suppression du document dans Google Docs.
Checkin du document dans Google Docs

Checkin du document dans Google Docs

Vous pouvez constater dans l’illustration suivante, que le document initialement créé n’est plus vide.

Document Google Docs après publication

Document Google Docs après publication

2.2 Utilisation de Google Docs pour les documents importés

Il est aussi possible de prendre tout type de document compatible avec « Google Docs » et de la modifier via Google docs. Pour ce faire vous devez ajouter au document l’aspect « Google Docs ».

Pour l’exemple, prenons le document de la capture suivante, un document openoffice ODT :

Document odt openoffice.org importé dans la librairie Share

Document odt openoffice.org importé dans la librairie Share

Celui-ci ne possède pas l’action « Checkin Google Docs« , nous allons lui donner l’Aspect « Google Docs« , clique sur l’action « Manage Aspects« . vous accédez à l’écran suivant :

Ajout de l'Aspect Google Docs

Ajout de l'Aspect Google Docs

Celui-ci est disponible au bas de la liste des aspects disponible. Appliquer les changement, ce qui vous permet d’accéder au « checkout to Google docs » pour votre document openffice.org ODT.

accès à l'action "checkin to Google Docs"

accès à l'action "checkin to Google Docs"

2.3 Configuration de la fonction d’édition dans Google Docs

Pour avoir la fonction d’édition dans « Google Docs », il vous sera nécessaire de renseigner la fichier : alfresco-global.properties (disponible sous $ALF_HOME/tomcat/alfresco/classes/

Ajouter les lignes suivantes, et modifier juste le username et le password :


# Enables google editable functionality
googledocs.googleeditable.enabled=true

# Google docs application name
googledocs.application.name=Alfresco ECM system

# Google docs URL (ne pas modifier cette adresse)
googledocs.url=http://docs.google.com/feeds/default/private/full

# System google docs authentication credentials
googledocs.username=votrelogin_google
googledocs.password=votrepassword_google

# Google docs spreadsheet service name
googledocs.spreadsheet.service.name=wise

Voilà, il ne vous reste plus qu’à tester cette nouvelle fonctionnalité.

Google Docs prendra en charge aussi bien vos document MSoffice que OpenOffice .org.

Attention pour ce qui concerne le format de openXML, celui-ci peut ne pas être bien  pris en compte notamment pour ce qui concerne les fichiers de présentation.

# Enables google editable functionality
googledocs.googleeditable.enabled=true

# Google docs application name
googledocs.application.name=Alfresco ECM system

# Google docs URL
googledocs.url=http://docs.google.com/feeds/default/private/full

# System google docs authentication credentials
googledocs.username=votrelogin_google
googledocs.password=votrepassword_google

# Google docs spreadsheet service name
googledocs.spreadsheet.service.name=wise

4 commentaires

  1. Thomas : Il n’est pas nécessaire de modifier les 2 fichiers que tu cites.
    Il suffit simplement et de uniquement de remplir le fichier alfresco-global.properties tel que décrit dans le post.
    Cela permet la surcharge des fichiers de configuration par défaut dans Alfresco, sans avoir à modifier les sources d’alfresco.
    Attention, la 3.3 ne permet pas l’utilisation de googleDocs, il faut utiliser la version 3.3.g.

    Par contre je viens de faire un test dans la version 3.4.a et malgré le paramètrage d’alfresco-global.properties je n’est pas l’aspect googleeditable de disponible …
    Affaire à suivre, dans le forum …

  2. Thomas dit :

    Bonjour,

    Merci pour votre contribution. Cependant, je pense qu’il manque 2 étape pour que cela fonction sur la version 3.3 car de mémoire j’avais du modifier un fichier xml pour que l’aspect puisse être visible. ainsi que la création d’un fichier (mais je ne sais plus exactement)

    Cependant, je constat que sur la version 3.4.a les fichiers ne sont plus les mêmes ??

    Savez vous comment mettre en place celui ci pour la version 3.4.a ?

    D’avance merci.

    PS : les fichiers en question sont :
    – le subsystem googledocs dans tomcat/shared/classes/alfresco/extension/subsystems
    – share-custom.xml dans tomcat/shared/classes/alfresco/web-extension

  3. Remarque intéressante.
    En effet, le compte sera le même pour toutes les personnes identifiées sur l’Alfresco global.
    N’oubliez pas que les documents ne restent pas sur le compte googledocs après avoir fait le CheckIn sous Alfresco.
    Ils ne sont présents uniquement lors de la modification en cours.

  4. Guy-P dit :

    Intéressant mais est-il possible de laisser chaque utilisateur spécifier son compte Google ? Je ne vois pas comment tous pourraient travailler dans un même compte Google (si on spécifie un compte unique dans le global.properties comme vous l’expliquez)

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